Účetnictví
- Třídění, kontrola a zaúčtování prvotních účetních dokladů (faktury, pokladní doklady, apod.)
- Vystavování dokladů (např. přefakturace oprav za vlastníkem jednotky, apod.)
- Export bankovních výpisů z banky společenství
- Zpracování bankovních pohybů, zpracování interních dokladů (předpisy záloh, zápočty, vnitropodnikové účtování, apod.)
- Zpracování plateb SIPO
- Kontrola zůstatku položek účetních výkazů
- Vedení účetních knih a jiné evidence v souladu s platnou legislativou
- Zpracování podkladů pro roční vyúčtování záloh
- Archivace účetních dokladů za běžné a předchozí účetní období (5 LET)
- Zpracování účetní závěrky, včetně výkazů (rozvahy, výkazu zisku a ztrát, příloha)
Administrativa
- Vyřizování správní agendu za výbor SVJ na základě zmocnění, PM
- 1x ročně účast 1 osoby a případné vedení shromáždění SVJ
- Příprava směrnice č. 1 o platbě záloh a rozúčtování předpisů plateb (zálohy a dlouhodobé zálohy)
- Příprava směrnice č. 2 o provádění pravidelných kontrol a revizí
- Zpracování plánu dlouhodobých a krátkodobých oprav, údržby a modernizace – směrnice č. 3
- 2x ročně účast na zasedání statutárního orgánu
- Kontrola zápisu shromáždění SVJ
- 1x ročně předkládat zprávu správce o hospodaření
- 1x ročně připravovat návrh rozpočtu na příslušný kalendářní rok
- Zajištění rozúčtování zálohových plateb SV, TUV, T
- Zastupovat SVJ při jednání o pojistných událostech a plnění při realizaci pojistné smlouvy
- Zajištění právního servisu, konzultací, přípravy smluv, výzvy dlužníkům, přípravy žalob
- Zajištění smluvních dodávek služeb spojených s užíváním objektu (elektrická energie, plyn, voda, teplo, odvoz odpadu…)
- Zajištění stanov v souladu s požadavky NOZ 89/2012 SB., ZOK 90/2012 Sb.
- Zajištění domovního řádu
- Zajištění požárních směrnic
Ekonomická správa
- Vypracování a změny předpisů, předpis dlouhodobých záloh (VL)
- Evidence úhrad plateb za služby a do fondu dlouhodobých záloh
- Evidence nákladů společenství vlastníků jednotek
- Evidence dlužníků, zasílání upomínek, telefonické a mailové upozorňování
- Příprava podkladů pro právní vymáhání
- Seznam vlastníků, sledování a zapracování změn ve vlastnictví jednotek
- Evidence a zapracování změn uživatelů jednotek
- 1x ročně vypracování vyúčtování služeb a jeho distribuce vlastníků (email, pošta)
- Vypořádání přeplatků a nedoplatků plynoucích z ročního vyúčtování služeb
- Nastavování záloh na služby
- Ekonomické přehledy domu
- Posouzení skladby fondů
- Nahlížení na účet dálkovým přístupem a stahování výpisů v účetním formátu
- Hrazení dodavatelských faktur a provádění plateb za příkazce
- Archivovat, chránit před poškozením a zneužitím veškerou dokumentaci a doklady k domu (po dobu 5 let)
- Sledování stavu finančních prostředků domu a upozorňování na rizika
Technická správa
- Vedení evidence technických zařízení a stavebního stavu nemovitosti
- Převzetí a archivace projektové a prováděcí dokumentace k nemovitosti
- Předkládat statutárnímu orgánu návrhy na opatření k zabezpečení technického a stavebního stavu nemovitosti
- Evidence zajištění pravidelných kontrol a revizí technických zařízení dle příslušných předpisů
- Zajištění porevizních oprav
- Vstupní prohlídka nemovitosti technikem včetně písemné zprávy
- Poptávkové řízení na dodavatele (od 30.000,- Kč a min. 3 poptávky)
- Zajištění havarijní služby
- Kontrola zadání a plnění sjednaných prací a podmínek služeb, ověřovat množství a účtované ceny, fotodokumentace (při hodnotě zakázky od 30.000,- Kč)
- Kontrola nabídek pravidelných dodavatelů
- Zajištění desinfekcí, dezinsekcí a deratizací společných prostor
- Zajištění pravidelné údržby společných částí nemovitostí, zejména provedením stavebních, instalatérských, topenářských, plynárenských, elektrikářských, zámečnických, malířských prací
- Zajištění montáže a výměny měřidel vody a tepla
- Zajištění pravidelného úklidu, údržba okolí domu a zeleně
- Zajištění smluvní organizace rozsáhlých oprav a rekonstrukcí a revitalizací
- Zajištění stavebního či autorského dozoru
GDPR – zajištění souladu s nařízením
- Zjistíme, jak dalece se nařízení týká konkrétního SVJ. Následně navrhneme a realizujeme nejlepší řešení
-
Správa Online + stránky pro SVJ
- Dotazy, požadavky a objednávky na Správce
- Informace od správce
- Přehled a vkládání události (SVJ, Správce, Vlastní)
- Hlasování, Ankety
